En la gran mayoría de las empresas, uno de los dolores de cabeza mayores del personal de Finanzas es controlar el gasto interno de los servicios ofrecidos al personal como es el caso de teléfono.

Comúnmente en una red de telecomunicaciones las herramientas para controlar el uso de la red en llamadas locales, nacionales e internacionales tienen por lo general dos opciones de control básicas:

1. Los teléfonos pueden ser utilizados para acceder a uno, varios o todos los servicios; sin importar quien haga la llamada.
2. Existe la opción de definir claves de acceso para los usuarios, independizándolos de la red física, permitiendo que un usuario debidamente autorizado pueda efectuar llamadas, desde cualquier dispositivo en la red, siempre y cuando su clase lo autorice.
   En este caso, el procedimiento de validación es normalmente a través de una clave personal –que sólo el usuario conoce-, acompañado de algunos códigos de programación, que deben digitarse antes de efectuar la llamada telefónica. Puede darse el caso que el usuario requiera diferentes códigos o diferentes claves para tener acceso a distintos tipos de servicios (llamadas nacionales, internacionales, de valor agregado).

El inconveniente de este sistema, es que no permite evitar el gasto excesivo por parte de los usuarios en el momento en que está ocurriendo, sino mucho más tarde. Los sistemas actuales producen informes periódicos de utilización de los servicios, y se necesita la intervención humana para cancelar los privilegios del usuario que ha hecho uso indebido o exagerado de ellos. Esta es una solución extrema, ya que al usuario se le aprueban o cancelan privilegios, sin término medio, y en la mayoría de las ocasiones el proceso de decisión se toma mucho tiempo, si es que se llega a tener conocimiento de la anomalía.

Las limitaciones se pueden resumir en:

• Proceso reactivo: Extracción periódica de archivos de registros.
• Administración complicada: Normalmente, incluye información de todo el personal de la empresa. Los superiores deben analizar la información de cada subalterno y tomar decisiones individuales.
• Logística laboriosa: La cancelación o agregación de privilegios es manual.
• Facilita excesos: El abuso de los privilegios puede pasar desapercibido por mucho tiempo. La dificultad en la administración, puede convertirse en un estímulo (no buscado) al uso indebido.
• Control Radical: Una vez detectado el abuso, la única decisión posible es la cancelación del privilegio, no su limitación.

En definitiva, los procedimientos con los cuales se cuenta en la actualidad, son medios de control reactivos. La solución que estamos presentando será de administración proactiva de los recursos de la red de telecomunicaciones que, además de incluir los métodos tradicionales de control, permitirá manejar de un modo más flexible los requerimientos de las instituciones y de sus usuarios, efectuando al mismo tiempo un balance con los recursos presupuestarios de la institución.

ERAS (Enterprise Resource Administration System) permite administrar y controlar el uso de los recursos de telecomunicaciones, bloqueando los servicios a los usuarios que sobrepasen el cupo de utilización que se les haya asignado durante el lapso de tiempo definido (semanal, quincenal, mensual,...). Este bloqueo permanecerá hasta el fin del período, cuando el usuario readquiere todos los privilegios definidos con los cual se le identificó previamente.

Mas aun, ERAS les permite administrar (crear, modificar, eliminar) los usuarios de una red de telecomunicaciones centralizadamente desde un interfaz Web.

• Control y optimización del Presupuesto, bloqueando los servicios a los usuarios que sobrepasen el cupo autorizado en el período.
• Gestión proactiva.
• Fluidez en la operación.
• Conocimiento del comportamiento de los usuarios.
• Validación, modificación y actualización de políticas, procedimientos y usuarios.
• Optimización de inversión asociada con la infraestructura de redes de telecomunicaciones.
• Definición y asignación de servicios (por ejemplo: Local, Nacional, Celular, Internacional, etc) a los usuarios desde un interfaz Web.
• Permite limitar privilegios, sin necesidad de recurrir a la cancelación de ellos.
• Limita los abusos.
• Alto nivel de automatización, minimizando los procesos manuales.

Mediante el uso de herramientas inteligentes:

• Reducir los costos operativos de la Institución.
• Aumentar la calidad y disponibilidad de los servicios.
• Garantizar la debida atención de los clientes externos de la Institución.
• Conocer el comportamiento de los usuarios.
• Mejorar procedimientos internos, como resultado del análisis del comportamiento.